Boeierstraat 6, 8102 HS Raalte(0572) 38 27 79info@wekadata.nl
slide

Office 365, hoe kies je wat voor jou het beste is.

Wanneer je wil beginnen met Office 365 kom je er al snel achter… de keuze is reuze! Microsoft biedt heel veel tools aan voor Office 365. De meeste mensen kennen Exchange wel of gebruiken SharePoint maar alle andere opties? Wat doen ze eigenlijk en heb je deze nodig? Hieronder proberen wij in het kort uit te leggen hoe je dit het beste kunt bepalen.

De start

Wanneer je met Office 365 wil gaan werken dan is de eerste stap het afsluiten van een abonnement. Wij raden je aan om eerst goed te kijken en te inventariseren wat je als bedrijf nodig hebt. Dit kan eigenlijk heel simpel door onderstaand Venn-model te gebruiken. 

Aan de drie basiswoorden kan je eenvoudig je huidige processen en werkwijze vastleggen. Daarna kan je gaan brainstormen over wat je met Office 365 wil gaan bereiken. (De drie gekozen basiswoorden komen goed overeen met de kracht van Office 365 en de mogelijkheden en overlappingen.) Zodra je duidelijk hebt waar de overlappingen van je vereisten liggen kan je ook de beste tools kiezen. Dus dan kun je gaan kijken wel tools waarbij passen:

Tools voor communicatie:

De bekendste tool van Office 365 is wel de e-mail. De verwachting is dat dit zeker de komende jaren ook zo zal blijven. Er is door diverse bedrijven al vaak geprobeerd een nieuwe optie hiervoor in de plaats uit te brengen maar e-mail blijft stipt op nummer 1.

Op een goede tweede plek komt SharePoint. Hoewel dit hulpmiddel het altijd goed heeft gedaan voor het opzetten van intranet kan je er tegenwoordig veel meer mee. Bijvoorbeeld het maken ven communicatie sites. Hierbij kunnen gebruikers eenvoudig door alle nieuwsberichten bladeren.

Daarnaast is het een echte samenwerkingstool. Je kan bewerkbare bestanden makkelijk opslaan waardoor je alleen een link door hoeft te mailen om een bestand te delen. (Dit scheelt je heel veel MB’s in je mailbox). SharePoint kan je op alle drie de basiswoorden van het Venn-model toepassen.

Ben je meer op zoek naar een communicatietool voor een kleinere groep mensen of voor een team? Dan zijn Yammer en Teams een goede optie. Teams lijkt daarbij het meest op een platform waar bij je over een document of project kunt vergaderen/discussiëren. Dit kan vooral bij samenwerking en communicatie in het Venn-diagram.

Yammer is een mooie toevoeging voor SharePoint. Groepen of teams die dit al gebruiken kunnen met Yammer makkelijk vergaderen of discussieren. Ook deze tool valt voor het grootste deel onder samenwerking en communicatie in het Venn-diagram.

Tools voor samenwerking:

Wanneer je de invulling van Office 365 richt op samenwerking is het goed om eerst onderstaande vragen inzichtelijk te krijgen:

  1. Hoeveel procent van de samenwerking is algemeen, en hoeveel procent is projectmatig?
  2. Welke tools worden nu al (succesvol) gebruikt?

Zoals hierboven al vermeld is zijn SharePoint, Teams en Yammer naast communcatietools ook erg gericht op samenwerking.  Wanneer je bezig bent met project gebaseerde samenwerking dan is Planner wellicht een goede toevoeging. Het programma is eenvoudig en met name geschikt voor kleinere teams.

De tool is niet zo complex en uitgebreid als andere (bekendere) tools voor projectmanagement maar je kunt op heldere en duidelijke wijze de voortgang en de taakverdeling van de projecten volgen. Handig is ook dat je het eenvoudig als extra tabblad in Teams toe kunt voegen waardoor je alle informatie bij elkaar hebt.

Tools voor bedrijfsprocessen:

Bij het vinden van de juiste tools voor bedrijfsprocessen komt wederom SharePoint naar voren. En dit komt door het feit dat de andere tools hiervoor voornamelijk samenwerken met SharePoint. De belangrijkste vraag voor bedrijfsprocessen is dan ook; Wat zijn de processen nu? Is er al een vorm van SharePoint (of ander platform zoals bijvoorbeeld InfoPath) of wordt alles nu nog handmatig gedaan? Wanneer je een antwoord op deze vraag hebt kan je gaan kijken naar ondersteunende tools.

Een van de opties in deze ondersteuning is PowerApps. Met deze tool kan je eenvoudig applicaties ontwikkelen die gebruiksvriendelijk zijn. Zonder een moeilijk ontwikkeltraject kan je een app maken die je bedrijfsprocessen ondersteund en data inzichtelijk maakt. Dit is eenvoudig aan SharePoint te koppelen en kan gebruikt worden via het internet maar ook mobiele gebruikers kunnen hier eenvoudig mee aan de slag. Je hoeft dus geen lang traject in om software aan te passen.

Een andere automatiseringstool is Flow. Met deze tool kan je eenvoudig bestanden synchroniseren en gegevens verzamelen.  Om een voorbeeld te noemen: Je verkoopteam gebruikt Teams om samen te werken waarbij de bestanden in SharePoint worden opgeslagen. Wanneer er een nieuwe lead binnenkomt kan je met Flow eenvoudig aan alle leden daarover een melding sturen. De documenten zijn dan in SharePoint te vinden en het overleg kan via Teams verlopen. Hierdoor automatiseer je eenvoudig de processen en taken.

Wij hopen dat je wat aan onze informatie hebt en dat een aantal tools wat begrijpelijker zijn geworden. Maar ook aan het einde van dit blog blijft…De keuze is reuze. Dus heb je nog vragen of wil je dat wij eens met je meedenken over wat voor jou belangrijk is? Onthoud dan; wij helpen je graag

Wanneer je met een salesexpert wilt spreken, bel dan 0572-382779. Dit kan van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17.00 uur