Boeierstraat 6, 8102 HS Raalte(0572) 38 27 79info@wekadata.nl Support starten
Selecteer een pagina
slide

Digitale registratie van het wagenpark


Auto van de zaak zonder bijtelling? ZZP’er, vertegenwoordiger, chauffeur, monteur? Allemaal gebruikers van een voertuig voor het werk. Kilometers registreren, ritnotaties en het digitaal verwerken. Tijdrovend en een flinke klus. Met digitale registratie kan dit sneller, eenvoudiger en zeer nauwkeurig.

Digitale rittenregistratie om volledig automatisch alle ritgegevens vast te leggen. Track & Trace om alle objecten live te volgen en het tijdig signaleren van problemen. Met de talloze analyses kan je het rijgedrag van je werknemers en het brandstofverbruik meetbaar maken. Je beschikt overal en altijd over de mogelijkheid om de prestaties van het wagenpark inzichtelijk te maken.

Heb je nog vragen?
Bel dan ons Business Center
088 – 83 82 730

Geen pen en papier meer nodig om de kilometerstanden op te schrijven. Je kan snel de tijden terug kijken om de factuur voor de klant compleet te maken en bij een spoedklus kan je realtime inzien welke medewerker de kortste aanrijdtijd heeft zodat jij eenvoudig de planning kan wijzigen. Daarnaast zorgt het systeem voor een sluitende kilometerregistratie voor de Belastingdienst.

WekaDATA heeft een breed pakket aan GPS-gestuurde oplossingen. Hieronder onze belangrijkste toepassingen:

Digitale rittenregistratie

Een GPS blackbox is het hulpmiddel voor het registreren van je ritten. Volledig automatisch worden alle ritgegevens digitaal genoteerd en met behulp van GPS wordt de locatie nauwkeurig vastgelegd voor, onder andere, de Belastingdienst. Deze informatie is gemakkelijk in te zien en kan wanneer gewenst ook in je CRM systeem ingeladen worden. Wij plaatsen één van onze black boxes in de voertuigen of machines en je kunt via de overzichtelijke online webapplicatie talloze rapportages en analyses inzien, afdrukken en/of opslaan. Onder andere een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst, rapportages van werk- en reistijden.

Belastingdienst
De Belastingdienst stelt hoge eisen aan de kilometerregistratie waarmee je aantoont dat er minder dan 500 km privé, op jaarbasis, met het voertuig gereden is. De controles hierop zijn flink verscherpt. De Belastingdienst werkt met cameravoertuigen en gegevensbestanden van o.a. parkeerboetes, bekeuringen etc. Zo wordt aangetoond dat een voertuig op een bepaalde plek is geweest. Als de bestuurder – of de werkgever! – niet kan aantonen dat dit om zakelijke redenen was, volgt een forse boete en bijtelling. Het is daarom essentieel de rittenregistratie goed op orde te hebben.

Een digitale rittenregistratie met de GPS blackbox is het meest effectieve instrument om dit aan te tonen. Het systeem wordt ingebouwd in het voertuig en registreert alle bewegingen en overige acties van je voertuig(en) en alle gegevens worden automatisch doorgestuurd naar de online servers. De online software controleert of de administratie juist en volledig is. Zo is de kilometerregistratie altijd correct en heb je er geen verder omkijken naar. Het invullen van formulieren en Excelbestanden behoort daarmee tot het verleden. En met een druk op de knop kan je alle gegevens gelijk inzien.

Voordelen digitale rittenregistratie:                    

  • Conform eisen Belastingdienst
  • Geen papieren rompslomp: 100% automatisch en digitaal
  • Zeer gebruiksvriendelijke applicatie
  • Volledig online, dus geen installatie van software of updates
  • Verschillende soorten gebruikers aanmaken
  • Talloze rapportagemogelijkheden
  • Automatische controle op volledigheid, juistheid en storingen
  • Eenvoudig exporteren naar PDF, Excel of XML
  • Inbouw op locatie
  • 3 jaar garantie
  • Uitmuntende service en ondersteuning

Klik hier voor een offerte.

Track & Trace

Met behulp van de onzichtbaar ingebouwde GPS blackbox is ook real time de locatie van alle voertuigen en materieel op te vragen. Wen zogenaamd voertuigvolgsysteem. Op eenvoudige wijze hou je 24 uur per dag, 7 dagen per week zicht op het wagenpark, tot op 15 seconden nauwkeurig. Bij een onverwachte wijziging in de planning zie je op de kaart wie zich waar bevindt en kan je eenvoudig bijsturen. De rapportages kan je per voertuig, per chauffeur, per dag, week of maand instellen

Maar ook wanneer een voertuig vermist/gestolen is kan je realtime via Track & Trace de locatie van het voertuig of object achterhalen.

Voordelen Track & Trace

  • Realtime kaartoverzicht (op 15 sec. nauwkeurig!)
  • Digitale rittenregistratie (volgens eisen Belastingdienst)
  • Geofencing
  • Werktijdenrapportages
  • Reisuren rapportages
  • Totaaloverzichten per bestuurder/afdeling/voertuig/project
  • Tijd per locatie
  • Omgereden kilometers
  • Complete rithistorie tot 10 jaar terug in te zien

Klik hier voor een offerte.

Wagenparkbeheer

De Wagenparkbeheer Software maakt gebruik van de laatste technologieën en geeft uitgebreide informatie over het wagenpark. De software zorgt er voor dat er een makkelijke transfer van gegevens is naar je eigen boekhoudsoftware, planningssoftware, verloningssoftware, CRM-, of ERP-systeem. Een internetverbinding is al voldoende om de informatie binnen te halen.

Voorbeelden van koppelingen:

  • Koppeling met brandstofpas
  • Werk- en reisuren naar verloningssoftware
  • Gereden routes optimaliseren in route-optimalisatiesoftware
  • Nacalculatie van uren in projectsoftware
  • Declaraties in boekhoudsoftware

De grote voordelen van deze software liggen in het gegeven dat je altijd inzicht in het wagenpark hebt die zowel accuraat, simpel als digitaal is. Het is makkelijk te beheren en je kan vanaf elke plek en vanaf elk apparaat inloggen. Hierdoor ontstaat er een heldere en duidelijke administratie.  Je kan diverse soorten gebruikers aanmaken waardoor je de software geheel naar eigen wens aan kunt passen. Andere praktische voordelen zijn:

  • Gratis ondersteuning bij gebruik van onze software
  • Eenvoudig exporteren naar PDF, Excel of XML
  • Te koppelen aan diverse ERP-systemen (bijv. SAP)

Andere aanvullende diensten zijn o.a.:

  • Training van wagenparkbeheerders
  • Compensatie van CO2-uitstoot
  • Maatwerk software

Klik hier voor een offerte.

Optionele modules

De standaardoplossing zijn al zeer uitgebreid met talloze functies en rapportagemogelijkheden. Voor specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij risicoberoepen,  zijn er nog een aantal interessante modules om de rittenregistratie te vereenvoudigen en/of uit te breiden. Onder andere:

  • Brandstof- en CO2-analyse
  • Diefstalbeveiliging
  • Wagenparkbeheer
  • iButton bestuurdersidentificatie
  • MiFare identificatie
  • Prive/Zakelijk-schakelaar
  • Panic Button
  • Koppeling diverse sensoren o.a. temperatuurregistratie)
  • Digitale tachograaf

Daarnaast is er de mogelijkheid om behalve voertuigen ook trailers en materieel (zoals bouwgereedschap en machines) te voorzien van Track & Trace.

Klik hier voor een offerte.

Inbouw en garantie

Het inbouwen van een blackbox kan op locatie. De monteur komt dan aan de zaak, of wanneer dit beter uitkomt op bijvoorbeeld een bouwlocatie. Slecht weer of geen overdekte werkplaats? Je kunt ook bij het pand van WeKaDATA de box in laten bouwen. Het inbouwen neemt ongeveer een uur in beslag. De garantie op de box is drie jaar en de dekking is heel Europa.

De kosten zijn eenmalig de investering en montage van de blackbox. Daarnaast een maandabonnement, dat maandelijks opzegbaar is.

Wil je meer informatie? Klik dan hier voor een offerte.

Belastingdienst

De Belastingdienst stelt hoge eisen aan kilometerregistratie. De controles zijn flink geïntensiveerd. De Belastingdienst werkt met cameravoertuigen en gegevensbestanden van o.a. parkeerboetes, bekeuringen etc. Zo wordt aangetoond dat een voertuig op een bepaalde plek is geweest. Als de bestuurder – of de werkgever! – niet kan aantonen dat dit om zakelijke redenen was, volgt een forse boete en bijtelling. Het is daarom essentieel de rittenregistratie goed op orde te hebben.

“Snel je rittenadministratie op orde en inzicht met data uit jouw wagenpark en machines. “

Wat kunnen wij voor jouw bedrijf doen?

Zoals hierboven al is gebleken zijn de mogelijkheden eindeloos. En keuzes maken die precies bij jouw bedrijf passen is dan ook zo gemakkelijk nog niet. Wij hebben dan ook in onderstaand overzicht al een kleine selectie van meest gekozen producten per doelgroep gemaakt.

Wil jij graag persoonlijk advies en een op maat gemaakte offerte? Neem dan contact met ons op. Wij kijken graag met je mee.

Bouw-, montage- en/of installatiebedrijven

Is de rittenregistratie van het wagenpark wel altijd kloppend? Of worden de gewerkte uren en rijtijden van werknemers nog handmatig ingeklopt? En weet jij wie zich waar bevindt en of ze volgens afspraak op de juiste plek zijn?

Op al deze vragen is een makkelijk antwoord te vinden. De digitale rittenregistratie. Met het Track & Trace systeem kan jij precies zijn waar iedereen zich bevindt. Op de 15 seconden nauwkeurig kan je elke wagen volgen en zo ook zien of de planning gehaald kan worden. Snel schakelen, een monteur bijzetten of de dichtstbijzijnde werknemer naar een spoedklus sturen wordt hiermee eenvoudiger. Meerdere bestuurders op 1 voertuig? Met een losse “sleutel” log de medewerker in en zie je precies wie er in de wagen rijd

En werknemers hoeven zelf geen kilometers meer te schrijven. Dat is tijdswinst voor iedereen. Je kan simpel en eenvoudig de rapporten digitaal inzien (dit gaat volledig automatisch) en deze zijn altijd kloppend. Hiermee zijn de rapporten ook geschikt om aan te leveren bij de belastingdienst.

Een voorbeeld van de mogelijkheden:

  • Aanschaf blackbox en montage (eenmalig)
  • Abonnement  (maandelijks)
    Basisabonnement is inclusief rapportages, Simkaart, DATA verbruik, web acces, updates, garantie, support, Track & Trace en reis- en werktijdenregistratie

Opties in hardware

  • Privé/zakelijk schakelaar (privé rijden is dan niet te zien in het rapport)
  • ID module met 2 sleutels (2 bestuurders met persoonlijke sleutel per voertuig
  • Extra sleutels (per 10)

Opties in software

  • Integreren van brandstofpassen
  • Inzichtelijk maken rijgedrag (“het nieuwe rijden”)

 

Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend gesprek. 

Transport

In het transport draait alles om snelheid, efficiency en registratie. Producten moeten van A naar B. Daarbij komt al heel veel logistiek, planning en papierwerk bij kijken. Dan zit je als bedrijf niet te wachten op extra papierwerk en/of handelingen. Met digitale rittenregistratie worden de gereden ritten, afstanden en tijden automatisch verwerkt. En met een “sleutel” voor elke chauffeur kunnen de gegevens rechtstreeks in het CRM systeem geladen worden. Een grote tijdsbesparing, secuur en accuraat. Zowel het registreren van de gegevens als het Track & Trace gedeelte. Je kan, tot op de 15 seconden nauwkeurig, zien wie zich waar bevindt. Hierdoor is het omzetten van een planning ook sneller te realiseren.

Daarnaast is de basis registratie en Track & Trace met vele mogelijkheden uit te breiden. Zo kan je een aparte Track & Trace plaatsen op trailers of ander materieel. Tot wel 30 dagen lang, zonder stroom, van buitenaf zien waar je trailer staat.

Gekoelde producten of levend vee vervoeren? Aan de blackbox kan ook een temperatuurregistratie gekoppeld worden. Zo zie je real time de temperatuur aan boord en kan je, wanneer nodig, sneller ingrijpen. Dit zijn slechts enkele van de vele mogelijkheden.

Een voorbeeld van de mogelijkheden:

  • Aanschaf blackbox en montage (eenmalig)
  • Abonnement  (maandelijks)
    Basisabonnement is inclusief rapportages, SIM-kaart, DATA verbruik, web acces, updates, garantie, support, Track & Trace en reis- en werktijdenregistratie
  • Track & Trace voor trailers

Het basisabonnement kan makkelijk worden uitgebreid met een van de vele opties zodat je precies het pakket hebt wat bij jouw persoonlijke situatie past. We nemen je wensen dan ook graag door tijdens een persoonlijk gesprek.

ZZP'er

Je bent je eigen baas. Druk met je werk en alles wat daarbij komt kijken. Dan is het mogelijk dat het bijhouden van elke rit er wel eens bij inschiet. Digitale rittenregistratie is dan een goede manier om dit zoveel mogelijk te digitaliseren.

Maar rittenregistratie is toch alleen voor de “grote jongens?” Zeker niet! Ook voor een ZZP’er is het digitaal vastleggen van alle gereden kilometers haalbaar en betaalbaar. Je schaft eenmalig een blackbox aan. En door middel van het (maandelijks opzegbare) abonnement blijf je altijd up-to-date en kan je met één druk op de knop  gelijk de informatie voor de belastingdienst op orde.

Een voorbeeld van de mogelijkheden:

  • Aanschaf blackbox en montage (eenmalig)
  • Abonnement  (maandelijks)
    Basisabonnement is inclusief rapportages, SIM-kaart, DATA verbruik, web acces, updates, garantie, support, Track & Trace en reis- en werktijdenregistratie

Opties in hardware      

  • Privé/zakelijk schakelaar (privé rijden is dan niet te zien in het rapport)

Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend gesprek.

Vertegenwoordiger

Eén of meerdere vertegenwoordigers op de weg? Dat betekend veel administratie en nooit precies weten waar ze zijn. Met het rittenregistratiesysteem in combinatie met Track & Trace is dit in een oogopslag te zien. De ritten worden automatisch geregistreerd en opgeslagen.

En werk je op uur-basis voor je klanten en is er vergeten te noteren hoe laat de aankomst en het vertrek was? In de rapporten kan je dit tot op de 15 seconden nauwkeurig zien en je hebt gelijk de registratie voor de Belastingdienst in orde.  .

Een voorbeeld van de mogelijkheden:

  • Aanschaf blackbox en montage (eenmalig)
  • Abonnement  (maandelijks)
    Basisabonnement is inclusief rapportages, SIM-kaart, DATA verbruik, web acces, updates, garantie, support, Track & Trace en reis- en werktijdenregistratie

Opties in hardware

Privé/zakelijk schakelaar (privé rijden is dan niet te zien in het rapport)

Opties in software

  • Integreren van brandstofpassen
  • Inzichtelijk maken rijgedrag (“het nieuwe rijden”) 

Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend gesprek.

Overige

Stond jouw sector niet apart vernoemd? Dat wil niet zeggen dat jij niet kan profiteren van de voordelen van een digitaal ritregistratiesysteem. Door de vele mogelijkheden en uitbreidingen die dit systeem kent is het eigenlijk toepasbaar voor iedereen die een wagenpark beheert of die in een voertuig van het bedrijf rijdt.

Het grote voordeel is dat er geen kilometers meer bijgehouden hoeven te worden door de bestuurder en dat je te allen tijden ziet waar het voertuig of de voertuigen zich bevinden. De gegevens die de belastingdienst van de ondernemer vraagt zijn snel en eenvoudig in te zien en aan te leveren. Hierdoor is de registratie altijd volledig en compleet.

Een voorbeeld van de mogelijkheden:

  • Aanschaf blackbox en montage (eenmalig)
  • Abonnement  (maandelijks)
  • Basisabonnement is inclusief rapportages, SIM-kaart, DATA verbruik, web acces, updates, garantie, support, Track & Trace en reis- en werktijdenregistratie
    Het basisabonnement kan makkelijk worden uitgebreid met alle eerder genoemde opties zodat je precies het pakket hebt wat bij jouw persoonlijke situatie passend is.

Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend gesprek.

Meer informatie

Wil je graag weten wat de beste oplossing voor jou is of wil je meer informatie, vraag dan vrijblijvend een offerte aan of neem contact met ons op.